АРБ-Консалтинг  >  Корпоративный блог  >  Системы менеджмента  >  10 обязательных функций программного обеспечения для управления проектами

10 обязательных функций программного обеспечения для управления проектами

17/10/2017г.

А вы когда-нибудь задумывались, что программное обеспечение для управления проектами, которое вы используете, может решить судьбу вашего проекта? Я много лет изучаю причины проблем с проектами. Подавляющее большинство проблем (примерно 95%) вызвано всего лишь нескольким причинам. Понятно, что программное обеспечение для управления проектами, которое вы используете, должно быть разработано для решения этих проблем. Разве вы не согласны?

К сожалению, большинство руководителей проектов используют инструменты, которые не способны справиться с этими проблемами должным образом.

Конечно, одного только хорошего программного обеспечения недостаточно для успешного завершения проекта. Точно так же, как наличие хорошей камеры не сделает вас лучшим фотографом. Вот 10 функций, которые должны быть у каждого руководителя проекта.

1. Диаграмма Гантта

Начнем с того, что ваше программное обеспечение для управления проектами должно помогать следить за всеми продуктами вашего проекта. Проекты бывают сложными. В них вовлечено множество людей. Для выравнивания всей работы вам понадобится диаграмма Гантта.

Рис. 1

2. Назначение людей задачам

Более 94% всех проблем с проектами заключается в том, что у людей не было достаточно времени для выполнения своей работы. Или они были недоступны. Чтобы этого не случилось с вашими проектами, вы должны знать, сколько людей вам нужно и когда. Ваше программное обеспечение должно иметь возможность назначать людей, а также навыки для выполнения задач и выбирать лучших людей для выполнения этой работы.

3. Критическая цепь

В вашем проекте люди могут участвовать не только в одной задаче. Ваше программное обеспечение должно не допускать одновременного назначения нескольких задач одному и тому же человеку. Оно должно автоматически корректировать планирование. Оно должно поддерживать Критическую цепь. Этот подход превосходит метод Критического пути.

Если ваше программное обеспечение не поддерживает Критическую цепь, ваши планы будут более нереальными и ненадежными. И потребуют значительных усилий для проверки и обновления.

4. Панель задач для ваших людей

Вашим людям нужен простой в использовании интерфейс, который помогает им организовать свои задачи для проекта. И им должно нравиться использовать его. Обычно используется простая цифровая панель задач или обычная доска для SCRUM.

Эта цифровая панель задач должна быть интегрирована с вашим программным обеспечением для управления проектами. Обновления ваших людей на панели задач должны быть отражены в диаграмме Гантта. И наоборот.

Панели задач получили более высокое одобрение у экспертов и членов команд, чем система учета отработанных часов. Это означает, что использование панелей задач повысит надежность ваших данных проекта.

Рис. 2

5. Рабочие задания

Специалисты и эксперты вашей команды будут обладать большей ответственностью и автономией. Очень подробное планирование ограничило бы их автономию и способность справляться с изменениями и неопределенностью. Но отказавшись от него, вам может показаться, что вы теряете контроль над ходом своего проекта.

Рабочие задания позволяют специалистам организовывать работу более подробно, чем отображается на диаграмме Гантта. Задачи из рабочего задания будут отображаться на панели задач, но не в диаграмме Гантта. Это значительно сократит сложность планирования вашего проекта. Ваше планирование будет более реалистичным, и это даст вам больше контроля.

Без рабочих заданий графики проектов будут намного больше и намного сложнее. Вы можете легко потерять фокус и, в конце концов, контроль.

6. Гибкая интеграция

Многие команды используют Agile Scrum. Scrum – это один из самых важных прорывов в управление проектами за последние 25 лет. Программное обеспечение для планирования должно легко интегрироваться со Scrum вашей команды. Планирование и прогресс ваших команд должны быть прозрачными для вашего программного обеспечения.

Без использования Scrum разрыв между вами и вашими командами будет расти и подрывать сотрудничество, которое является одним из основных факторов успеха проекта.

7. Управление буфером

Но независимо от того, сколько усилий вы приложите для создания графика вашего проекта или диаграммы Гантта, всегда будут изменения. В проектах много неопределенностей. Все эти изменения вызывают две большие проблемы:

  • вы должны постоянно адаптировать ваш план;
  • ваш проект будет ненадежным и непредсказуемым.

Управление буфером автоматически адаптирует ваш план так, чтобы он был надежным и предсказуемым. Как уже говорилось выше, ваше программное обеспечение должно поддерживать метод критической цепи для управления проектами, которое всегда включает управление буфером. Это еще одно важнейшее достижение в управлении проектами за последние 25 лет.

Рис. 3

8. Многопользовательский интерфейс и совместная работа

Сотрудничество является одним из наиболее важных факторов успеха проекта. Ваше программное обеспечение для управления проектами должно его поддерживать. Люди в вашей команде и заинтересованные стороны должны иметь возможность легко и быстро обновлять данные проекта.

9. Управление проблемами и документацией

Ваше программное обеспечение должно поддерживать отслеживание связанных с проектом документов и проблем.

10. Объективный и простой отчет о состоянии проекта

Чтобы держать все под контролем, вы в любой момент должны знать, как складывается ситуация. Предвзятость и особенности восприятия не должны искажать ваше мнение. Feverchart, одна из самых мощных панелей для проектов, является стандартной функциональностью для программного обеспечения по управлению проектами, которое поддерживает управление по методу Критической цепи.

Рис. 4

Конечно, одного только хорошего программного обеспечения недостаточно для успешного завершения проекта. Точно так же, как наличие хорошей камеры не сделает вас лучшим фотографом. Но без него вы столкнетесь с ненужными проблемами.

Автор: Jan van Egmond

Источник


 

Мы можем внедрить ПО LYNX для управления проектами по методу Критической цепи на вашем предприятии.



Опубликовал в рубрике «Системы менеджмента»



Добавить комментарий

Жирный Курсив Подчёркнутый Цитата Смайлы
Цель АРБ-Консалтинг
«Увеличивать количество компаний, каждой из которых мы значительно увеличили результативность бизнеса за счет целостного подхода»

Почему такая? Подробнее тут ...

АРБ аккредитованный консультант в программе БАС от ЕБРР

АРБ-Консалтинг аккредитованный консультант ЕБРР. Подробнее

 

   Челябинск: +7 (351) 245-03-03  Екатеринбург: +7 (343) 381-99-60    Москва: +7 (495) 983-59-93